Il va sans dire que lorsque vous dirigez une entreprise, votre principal objectif est la maximisation des profits, ce qui signifie que vous voulez réaliser le maximum de bénéfices à moindre coût ; en d’autres termes, vous voulez produire de bons résultats sans coûter beaucoup d’argent. Une façon d’être rentable est d’optimiser la gestion du parc d’impression de votre entreprise. Avez-vous déjà optimisé la gestion du parc d’impression de votre entreprise ? Ou vous envisagez de le faire ? Il existe de nombreuses options que vous pouvez envisager afin de mettre en place une impression sécurisée au sein de votre entreprise. Découvrez dans cet article ce que vous devez savoir pour optimiser la gestion du parc d’imprimantes de votre entreprise.
Qu’est-ce que la “gestion du parc d’imprimantes” et quels en sont les avantages ?
En termes simples, la gestion de parc d’impression consiste à gérer l’ensemble du parc d’impression d’une entreprise, y compris les imprimantes multifonctions, les copieurs et autres périphériques. La gestion de votre parc d’impression vous offre de nombreux avantages. Nous en avons énuméré quelques-uns ci-dessous :
- Vous pouvez suivre et surveiller toutes les impressions au bureau, ce qui vous permet de contrôler les coûts.
- Elle permet de gagner du temps, ce qui signifie qu’elle peut améliorer la productivité et l’efficacité
- Elle contribue à réduire votre empreinte écologique (EF), de sorte que les demandes de votre entreprise sur les ressources naturelles mondiales sont également réduites ; en d’autres termes, vous devenez automatiquement écologique
- Elle améliore la sécurité de vos informations, car la sécurité et la confidentialité des données critiques sont assurées
- Elle vous permet d’identifier vos besoins en termes de machines à utiliser
- Elle améliore la qualité du service
Que doit faire une entreprise pour optimiser la gestion de son parc d’imprimantes ?
Afin de profiter des avantages mentionnés précédemment, la solution idéale pour le système d’impression d’une entreprise est d’envisager de faire appel à une société de gestion de parc d’impression. Cette dernière est une entreprise qui a développé un logiciel généralement destiné à restructurer le parc d’imprimantes et à collecter des informations sur les appareils d’impression et leurs consommations. Non seulement le logiciel vous permet de surveiller à tout moment l’état des imprimantes et la consommation en cours au sein du réseau de l’entreprise, mais il vous permet également d’identifier les périphériques d’impression inactifs, surchargés ou encombrés. Vous serez informé, généralement par e-mail, du niveau de toner ou de tout dysfonctionnement. Faire appel à une société de gestion de parc d’imprimantes est bénéfique tant pour les petites entreprises disposant d’un petit nombre potentiel d’imprimantes que pour les sociétés possédant un grand nombre de succursales.
Il existe de nombreuses entreprises qui proposent ce service de gestion complète et avancée du parc d’imprimantes sur le marché mondial. Elles affirment toutes que le système est facile à utiliser, que le flux de données est fiable, qu’il est sécurisé et flexible pour un parc de périphériques d’impression dans les locaux des clients, l’objectif étant d’améliorer les niveaux de service tout en réduisant les coûts. Vous avez donc la possibilité d’être sélectif dans vos choix.
Qu’est-ce que KPAX ?
“KPAX est une solution de gestion centralisée des périphériques d’impression de bureau multimarques” destinée aux professionnels du marché de l’impression ou aux responsables informatiques des grands comptes. Il collecte les informations de tous les périphériques d’impression tels que les copieurs, les imprimantes multifonctions et les imprimantes. L’utilisation de KPAX présente de nombreux avantages :
- L’équipe de support KPAX est proactive en matière de suivi et de maintenance. Ils déterminent rapidement la manière la plus efficace d’intervenir.
- KPAX prévoit le réapprovisionnement des fournitures, comme le toner. Ils placent automatiquement des demandes de réapprovisionnement afin que le toner puisse vous être livré.
- Vous vous sentez en sécurité car les informations personnelles des utilisateurs ne sont jamais collectées par KPAX.
- D’autres avantages de l’utilisation de KPAX sont qu’il permet aux entreprises de limiter le nombre de personnes pouvant utiliser les appareils, de fixer des restrictions sur l’impression de certains documents et de suivre l’utilisation des impressions.
Pour éviter les dépenses inutiles et les impressions excessives, il est essentiel qu’une entreprise ait un meilleur contrôle de ses coûts d’impression en gérant l’impression de sa flotte ou en la faisant gérer par une autre entreprise spécialisée dans ce domaine. Quelques mesures simples peuvent être prises pour gérer le parc d’impression, par exemple, des règles et des politiques liées au système d’impression peuvent être mises en œuvre ; comme les vieilles machines coûtent plus cher à l’usage, s’en débarrasser et les remplacer par des appareils multifonctions modernes peut réduire les coûts énergétiques et économiser de l’argent sur les fournitures d’impression, à savoir le toner et l’encre ; également, plus les imprimantes sont petites, moins elles consomment d’électricité pendant leur fonctionnement ; cependant, un parc d’impression non géré entraîne définitivement une perte de temps et d’argent. Donc, si la gestion du parc d’impression peut améliorer le profil de durabilité et la responsabilité de votre entreprise, pourquoi ne pas engager des experts en la matière et les laisser faire leur travail ?
