Votre société ou organisation possède-t-elle un parc d’impression ? À une époque où l’écologie représente un enjeu majeur dans le monde professionnel, il faut surveiller l’impact environnemental de votre société. Pour ce faire, découvrez nos conseils pour une activité d’impression éco-responsable.
Pourquoi pratiquer une activité d’impression éco-responsable ?
Avant de parler des pratiques d’impression écologique, comprenez d’abord pourquoi c’est essentiel à votre entreprise ou organisation.
En premier lieu, sachez qu’une activité d’impression éco-responsabilité est nécessaire pour éviter à votre entreprise d’être catégorisée comme polluant. En effet, à une époque où la protection de l’environnement est un enjeu majeur, il faut réduire l’empreinte carbone de votre entreprise. Pour cela, une bonne gestion des impressions est indispensable.
En second lieu, en plus de limiter l’impact environnemental de votre structure, une activité d’impression éco-responsable procure aussi des avantages. On cite notamment la réduction des coûts liés à l’impression avec moins de gaspillage de papiers et de cartouches d’encre. C’est idéal pour faire des économies sur le budget du service d’impression.
Pour ce faire, munissez-vous d’un
outil de gestion centralisée des systèmes d’impression.
Quelles sont les pratiques à suivre pour un travail d’impression éco-responsable ?
Découvrez quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour avoir un service d’impression éco-responsable.
Informer et former les utilisateurs finaux
Les collaborateurs sont à la fois la source du problème de gaspillage des consommables, mais également la solution. En mettant vos collaborateurs au cœur de votre projet d’une meilleure gestion du parc d’impression, vous en assurez sa réussite. Pour ce faire, il faut sensibiliser les utilisateurs sur l’importance de pratiquer une activité d’impression écologique. Ensuite, il faut les former sur la conduite à suivre pour éviter les gaspillages. On cite notamment l’utilisation du mode brouillon pour les documents imprimés en interne. Pour que vos collaborateurs intègrent plus facilement ces pratiques, intégrez les règles écologiques dans votre politique d’impression.
Pour approfondir le sujet, comprenez
pourquoi la gestion de l’impression est-elle si importante.
Limiter les travaux d’impression à l’essentiel
S’il y a une pratique à retenir dans cette liste, c’est de limiter les travaux d’impression. Il faut savoir que la plupart des sociétés font des impressions excessives. Cela est dû à plusieurs raisons dont la principale est le manque d’encadrement du service d’impression. Si vous permettez à tous les collaborateurs d’effectuer des travaux d’impression, ils vont imprimer des documents sans retenue. Ils peuvent même se permettre d’imprimer des documents à usage personnel. C’est pourquoi il est essentiel de limiter l’accès aux périphériques d’impression. De plus, il faut encadrer les activités d’impression en restreignant le nombre d’utilisateurs autorisés.
Avec les fonctionnalités d’un
logiciel de gestion de l’impression, limiter les gaspillages est tout à fait réalisable.
Dématérialiser les documents d’entreprise
Pour gaspiller moins de papiers et de cartouches d’encre ou de toner, privilégiez l’utilisation de documents numériques. L’utilisation de fichiers numériques évite l’impression de document papier. En plus, cette solution permet de faciliter le partage des données au sein de la structure et auprès des clients et fournisseurs. D’ailleurs, les documents numériques comme les factures possèdent la même valeur juridique que les documents papier. Dans cette optique, procéder à la dématérialisation des documents d’entreprise est recommandé. Selon la nature de votre activité, vous pouvez même faire du « zéro papier ». Bien entendu, les documents papier auront toujours leur utilité.
Utiliser des équipements et des matériels écologiques
Aujourd’hui, face à l’importance de la protection environnementale, des équipements et matériels écologiques existent sur le marché. Il est donc primordial de se procurer ce type de produits pour être éco-responsable. En pratique, vous devez vous équiper d’une flotte d’imprimantes et de photocopieurs écologiques. Cela signifie des périphériques qui utilisent mieux et consomment moins d’encre pour faire un travail d’impression. Cela signifie aussi un appareil d’impression moins énergivore, qui consomme peu d’électricité. Du côté des fournitures, utilisez des papiers recyclés et des encres avec une certification ou un
label écologique.
Contrôler le flux d’impression de la société
Pour rationaliser les activités d’impression de votre société ou organisation, il faut déjà connaître les caractéristiques de votre parc d’impression. Intéressez-vous surtout sur le volume d’impression. Est-ce que le volume d’impression est proportionnel aux besoins de l’entreprise ? Pour s’en assurer, il faut contrôler les travaux d’impression de votre structure pour obtenir des rapports détaillés. Cela est possible avec une solution de gestion des flux d’impression. De cette manière, vous pouvez savoir qui effectue des travaux d’impression. Grâce à ces informations, vous êtes en mesure de prendre des mesures efficaces pour lutter contre les gaspillages de fourniture.
Pour contrôler le flux d’impression de votre société, équipez-vous d’une solution de gestion du parc d’impression comme
KPAX.
