Vous avez un parc d’impression qui génère beaucoup de dépenses ? Sachez que la réduction des coûts liés aux impressions est possible. C’est même la base d’une bonne gestion du parc d’impression. Pour cela, vous devez supprimer les sources cachées de dépenses. Pour vous aider à y voir clair, découvrez les coûts cachés d’un parc d’impression.
Coût caché n° 1 : Travaux d’impression excessive
Le gaspillage des consommables comme les papiers et les cartouches d’encre constitue la première source de dépenses des services d’impression. En effet, lorsque vous imprimez plus que le nécessaire, vous accélérez le temps de réapprovisionnement des fournitures. Pour éviter les gaspillages, il faut réduire les travaux d’impression à l’essentiel. Dans cette optique, il est recommandé de limiter le nombre de personnes autorisées à faire un travail d’impression. De plus, adoptez des pratiques permettant de limiter les dépenses. Par exemple, pour les besoins internes, privilégiez l’impression noir et blanc en mode brouillon.
Pour gérer le flux d’impression de votre société, équipez-vous d’un
gestionnaire d’impression qui fournit des rapports détaillés.
Coût caché n° 2 : Périphériques d’impression en surplus
Imprimantes, photocopieurs et multifonctions, un parc d’impression est composé de plusieurs types de périphériques. La question étant : « tout le matériel d’impression est-il utile ? ». L’erreur à éviter est d’avoir un parc d’impression qui est trop grand par rapport aux volumes d’impression. Cette situation occasionne plusieurs dépenses sur le long terme. En plus du coût d’achat, les équipements en surnombre génèrent des factures d’électricité élevées et des coûts de maintenance. Voilà pourquoi, vous devez adapter le nombre de matériels d’impression aux besoins d’impression. Il est préférable d’
acheter de nouvelles imprimantes au fur et à mesure que les besoins grandissent.
Coût caché n° 3 : Périphériques d’impression multimarques
Avoir un parc d’impressions composé par des périphériques de marques et modèles différents peut causer des dépenses en trop. Et pour cause, cette configuration vous oblige à traiter avec différents prestataires. Il faudra contacter différents fournisseurs pour le réapprovisionnement de cartouches d’encre et de toner. Les dépenses sont plus élevées, car chaque fournisseur propose des prix différents. Cela peut aussi s’avérer compliqué pour la maintenance des matériels d’impression. Effectivement, pour chaque imprimante et photocopieur, vous devez passer un contrat de maintenance auprès de chaque constructeur.
Coût caché n° 4 : Stock de fournitures élevées
Par peur de manquer de fournitures d’impression, certaines sociétés achètent beaucoup de papiers et de cartouches d’encre en prévision. Pourtant, cette méthode engendre des dépenses inutiles lorsque le stockage n’est pas utilisé. Que faire si les cartouches d’encre ou de toner stockées en amont atteignent leur durée de conservation ? Autre cas de figure : Que faire si l’imprimante tombe en panne ou est remplacée ? Dans les deux cas, vous vous retrouvez avec des fournitures d’impression inutilisables. Pour éviter les dépenses inutiles, utiliser un
logiciel de gestion de l’impression avec alertes quand le seuil des consommables est atteint.
Coût caché n° 5 : Indisponibilité d’un service de maintenance
Un périphérique de votre parc d’impression peut présenter une panne ou un dysfonctionnement à tout moment. Si le problème n’est pas réglé rapidement, l’indisponibilité du périphérique va affecter la productivité de votre service d’impression. Ce temps précieux perdu peut causer des désagréments surtout si vous avez des travaux d’impression urgents à faire. Afin d’éviter cette perte de temps et d’argent, une surveillance à distance des imprimantes et autres périphériques du parc est conseillée. Autrement dit, optez pour la gestion déléguée de votre parc d’impression. Cette solution permet de profiter d’une gestion proactive et réactive.
Pour approfondir le sujet, découvrez
comment fonctionne la gestion des imprimantes à distance ?
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