Vous souhaitez optimiser la gestion des impressions de votre société ou organisation ? La mise en place d’une bonne
politique d’impression est capitale pour maîtriser votre parc d’impression. Cet outil de gestion des impressions aborde plusieurs points essentiels pour rationaliser votre service d’impression. Pour vous aider à y voir clair, focus sur la politique d’impression.
Qu’est-ce qu’une politique d’impression ?
Pour faire simple, une politique d’impression est un ensemble de bonnes pratiques à suivre pour assurer une bonne gestion de l’impression. Cet outil de gestion d’impression doit répondre à un certain nombre de défis comme la réduction des coûts d’impression et l’impact environnemental. Cela inclut aussi la sécurité des documents imprimés et des données sensibles. À chaque société ou organisation, les besoins et les problématiques sont différents. Par conséquent, les objectifs et les protocoles établis varient d’une politique d’impression à l’autre.
Pour appliquer votre politique d’impression, équipez-vous d’un
logiciel de gestion des impressions riches en fonctionnalités.
Que contient une politique d’impression ?
Certes, chaque entreprise est libre d’établir des mesures adaptées à ses besoins. Toutefois, pour disposer d’une politique d’impression efficace, certains points doivent être mentionnés.
Des mesures pour réduire les coûts liés à l’impression
L’une des principales raisons de la mise en place d’une politique d’impression est la maîtrise des coûts d’impression. Effectivement, un parc d’impression peut générer des coûts importants dont l’une des sources majeures est le gaspillage des consommables. Nous citons également le nombre de périphériques d’impression (imprimantes, copieurs, multifonctions) qui ne sont pas compatibles avec le volume d’impression. Pour faire face à ces sources de dépenses, établissez une politique d’impression qui limite les activités d’impression. Vérifiez aussi que votre parc d’impression dispose de matériel d’impression proportionnel au volume d’impression. En appliquant ces mesures, la politique d’impression permet de contrôler votre budget d’impression et d’économiser de l’argent.
Pour aller plus loin, découvrez quels sont
les coûts cachés d’un parc d’impression.
Des mesures sur la sécurité des données et des documents
Selon la nature de vos activités, votre société ou organisation peut traiter des documents sensibles et confidentiels. Si tel est le cas, la protection des données d’impression doit être au cœur de votre stratégie d’impression. Cela nécessite d’établir des mesures ou des protocoles de sécurité stricts. En ce qui concerne les fichiers électroniques, le chiffrement est préconisé pour prévenir les pertes ou les vols de données. Pour les documents imprimés, le contrôle et la surveillance des flux d’impression sont à faire. À cet effet, il faut utiliser un
logiciel de gestion des impressions. Cet outil permet de lancer une impression sécurisée grâce à des fonctionnalités. On cite la surveillance en temps réel, les alertes techniques et le système d’authentification des utilisateurs.
Des mesures sur l’optimisation de la productivité
Start-up, PME ou grand groupe, la productivité est une priorité pour toutes les entreprises. Tous les services sont concernés, y compris les services d’impression. Pour optimiser votre parc d’impression, il faut instaurer des pratiques pour rendre le travail d’impression facile et rapide comme
l’impression mobile. En pratique, demandez-vous quelle est la solution idéale pour gagner du temps et optimiser la productivité ? Les utilisateurs doivent-ils être libres d’utiliser toutes les fonctionnalités du système d’impression ou certaines fonctionnalités doivent-elles être restreintes ? La réponse varie selon les besoins de votre entreprise. Dans tous les cas, prévoyez une période de sensibilisation et de formation pour permettre aux collaborateurs d’assimiler la nouvelle politique d’impression.
Des mesures sur l’impact environnemental
De nos jours, la question de l’impact environnemental est un sujet prioritaire pour les entreprises de tous les secteurs d’activité. L’objectif est de limiter au maximum l’empreinte carbone véhiculée par votre structure pour ne pas être cataloguée comme société polluante. Pour ce faire, il faut adopter une activité d’impression écologiquement responsable. Ici, la politique d’impression doit réguler le volume d’impression de la société sur une période donnée. Pour réduire l’utilisation des documents imprimés, procédez à la dématérialisation des documents d’entreprise. C’est idéal pour atteindre un objectif « zéro papier ». En outre, pensez également à la consommation d’énergie des imprimantes. Procurez-vous des périphériques d’impression avec une bonne performance énergétique.
Pour mettre à profit les mesures de votre politique d’impression, équipez-vous de la
solution KPAX.
