Souhaitez-vous optimiser la gestion de l’impression de votre société ou organisation ? Une bonne gestion des impressions offre plusieurs avantages comme la réduction des coûts d’impression et la sécurisation des données. Mais pour cela, il convient d’adopter les bonnes pratiques d’impression. Pour vous aider à cet effet, découvrez les stratégies à suivre pour maximiser l’efficacité de votre parc d’impression et de copie.
Adopter une gestion des impressions centralisée
Pour surveiller correctement les travaux d’impression de votre société, une gestion centralisée est indispensable. En pratique, cela signifie gérer tous les appareils d’impression depuis un seul endroit. Cette solution de gestion est pratique pour toutes les situations, que ce soit pour superviser les activités d’impression sur un local ou plusieurs sites. Selon la taille et la complexité du parc d’impression, vous pouvez solliciter un ou plusieurs administrateurs. Cette option est possible avec l’utilisation d’un
logiciel de gestion des impressions accessible en ligne. Vous pouvez tout contrôler depuis la plateforme comme la gestion des droits d’accès aux imprimantes et la gestion des stocks de consommables. C’est un avantage considérable à tous les niveaux, que ce soit la sécurité des données ou la réduction des coûts.
Rationaliser les activités d’impression
C’est un fait, la plupart des sociétés et des organisations ont tendance à gaspiller les consommables d’impression comme les papiers, les cartouches d’encre et de toner. Cela s’explique par un manque d’encadrement des activités d’impression dans l’environnement de travail. En plus d’augmenter les coûts d’impression, ce manque d’encadrement peut mettre en péril la sécurité des données sensibles et confidentielles. Voilà pourquoi, il est capital de rationaliser les activités d’impression en mettant en place des règles strictes. Autrement dit, mettez en place une «
politique d’impression ». Vous pouvez notamment imposer un quota d’impression journalier et limiter les utilisateurs autorisés à imprimer des documents. Pour réduire les coûts d’impression, il est conseillé d’utiliser des appareils multifonctions.
Si la rationalisation est trop compliquée à mettre en place, n’hésitez pas à faire appel à des professionnelles en gestion des impressions.
Utiliser les nouvelles technologies avancées
Vous voulez optimiser la productivité de votre service d’impression ? Pour être plus productif, il est essentiel d’automatiser les processus métiers afin de gagner du temps sur les tâches chronophages et complexes. Pour cela, vous devez utiliser des outils qui permettent l’automatisation du travail d’impression. Parmi ces outils, on cite les
imprimantes connectées et les logiciels de gestion des impressions. Ces outils optimisent l’efficacité des services d’impression en rendant les tâches plus faciles à réaliser et à gérer. Avec une imprimante connectée par exemple, un utilisateur peut imprimer un document à partir d’un appareil mobile (impression mobile). Concernant le logiciel de gestion de l’impression, vous pouvez surveiller le flux d’impression de la société, partout et à n’importe quel moment.
Sensibiliser et former les utilisateurs
Les utilisateurs sont les acteurs majeurs d’une bonne gestion des impressions. Si les utilisateurs adoptent les bonnes pratiques, votre société va gagner en efficacité et en productivité. Mais encore faut-il que vos collaborateurs se sentent concernés par le sujet. D’où l’intérêt d’effectuer une campagne de sensibilisation pour faire comprendre aux collaborateurs
l’importance de la bonne gestion des impressions. Bien sûr, pour que les utilisateurs assimilent les bonnes pratiques d’impression et les interdits, il faut organiser des séances de formation. La création d’un guide d’utilisation est fortement recommandée pour aider les utilisateurs à se former et à se rappeler des protocoles à suivre. Sinon, une autre solution pour rendre les utilisateurs plus responsables est d’offrir des récompenses. Cette méthode est moins intrusive et plus agréable.
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