Vous cherchez un logiciel pour gérer votre parc d’impression ? Pour disposer d’un outil adapté à vos besoins, attardez-vous sur les fonctionnalités d’impression proposées. Un logiciel riche en fonctionnalités est idéal pour disposer d’un outil performant et puissant. Reste à voir quelles fonctionnalités votre logiciel de gestion des impressions doit posséder. Pour le savoir, lisez notre article.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des impressions est-il capital ?
Pour comprendre l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion des impressions, familiarisons-nous d’abord avec ses avantages. Que vous soyez une entreprise privée, une administration ou une collectivité, avoir un gestionnaire d’impression procure de nombreux avantages.
La réduction des coûts liés aux travaux d’impression
L’optimisation de la sécurité des données et des documents imprimés
L’amélioration de la productivité de l’entreprise
La protection de l’environnement avec une activité d’impression éco-responsable
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un gestionnaire d’impression ?
Aujourd’hui, les entreprises et les organisations ont l’embarras du choix avec les logiciels de gestion des impressions disponibles sur le marché. Mais retenez que toutes les solutions logicielles ne se valent pas et ne répondent pas forcément aux besoins spécifiques de chaque structure. Voilà pourquoi, il faut vérifier quelles sont les fonctionnalités proposées pour comprendre les performances globales du logiciel.
La gestion des périphériques d’impression
Que serait un logiciel de gestion des impressions si ce dernier ne peut pas gérer les périphériques d’impression. Il doit être capable de surveiller et configurer chaque périphérique présent dans l’environnement d’impression. Là où il faut faire attention, c’est au niveau de la compatibilité. Si votre parc d’impression est composé par différents types de périphériques, il se peut que certains ne soient pas pris en charge. Aussi, vérifiez que le logiciel soit compatible avec différentes marques d’imprimante, de copieurs, de scanners et de multifonctions.
La gestion des ressources d’impression
Un parc d’impression génère beaucoup de dépenses, surtout les parcs de grande taille. Pour réduire les coûts liés à l’impression, une bonne gestion des ressources est donc décisive. À cet effet, votre gestionnaire d’impression doit être capable de fournir des informations relatives aux ressources, en particulier les consommables. Le logiciel doit notamment vous informer sur le niveau des consommables disponibles (cartouches d’encre et toner) pour planifier le réapprovisionnement. Pour maîtriser votre budget, faites aussi attention aux coûts cachésd’un parc d’impression.
La gestion des utilisateurs
Si vous laissez tout le monde imprimer des documents, vous laissez libre cours au gaspillage des fournitures (papiers et encres). De plus, ce n’est pas prudent pour les documents sensibles qui peuvent être à la portée de tous. Pour éviter cela, vous avez besoin de fonctionnalités permettant l’authentification des utilisateurs. Le droit d’accès peut se faire sous forme de login et de mot de passe, de badge ou de code PIN. Notez que certains logiciels permettent même de créer des profils d’utilisateur afin de limiter l’accès à des fonctions.
La gestion du flux d’impression
Combien de travaux d’impression effectue votre entreprise chaque jour ? Quels sont les types de documents qui nécessitent le plus d’impressions ? Qui est le collaborateur qui effectue le plus d’impressions ? Ce type de question est capital pour comprendre les besoins en impression et s’assurer que les ressources sont utilisées à bon escient. Pour obtenir ce type d’informations, votre logiciel doit être capable de surveiller le flux d’impression, et ce, en temps réel. Grâce à cette fonctionnalité, vous optimisez la productivité et prévenez les mauvais usages.
La sécurité des données d’impression
L’utilisation d’appareils connectés représente toujours un risque de vol de données sensibles et confidentielles pour une entreprise. Les imprimantes connectées ne dérogent pas à la règle. D’où l’intérêt d’un gestionnaire d’impression équipé de fonctionnalités permettant la sécurisation des données d’impression. Un logiciel de gestion des impressions sécurise les données de différentes manières comme le chiffrement pour rendre les fichiers en transit illisible. Il y a aussi la fonction « impression sécurisée » pour stocker les documents sur un serveur protégé durant la file d’attente.
L’intégration à d’autres applications d’entreprise
Une entreprise a besoin de plusieurs types d’applications pour effectuer les tâches chronophages et complexes. Il y a notamment les logiciels ERP, les logiciels de gestion de documents (GED), les logiciels de CRM et bien d’autres encore. Pour gagner du temps et optimiser la productivité, assurez-vous que le gestionnaire d’impression peut s’intégrer à d’autres applications. De plus, cette intégration à d’autres systèmes optimise aussi le travail collaboratif avec les autres services de l’entreprise.
Quel logiciel de gestion des impressions utiliser ?
Vous avez besoin d’un logiciel performant et riche en fonctionnalités ? Optez pour la solution KPAXManage, un logiciel dédié à la gestion de parc d’imprimantes et de copieurs. Notre solution logicielle met à disposition des professionnels un large choix de fonctionnalités pour gérer les différents aspects de votre infrastructure d’impression. Cela va de la gestion des périphériques, à la gestion des utilisateurs en passant par la gestion de stock de consommables. Support multi-constructeurs, notre logiciel est compatible avec une large gamme d’imprimantes, de copieurs et de multifonctions disponibles sur le marché.
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