Vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre parc d’impression ? Une bonne gestion des impressions est la clé d’un parc d’imprimantes pleinement efficace. Encore faut-il définir ce qu’est une “gestion efficace”. Pour y voir plus clair, découvrez les principaux critères d’évaluation de la qualité de la gestion d’un parc d’imprimantes.
Les objectifs du parc d’impression sont-ils atteints ?
Chaque parc d’impression est différent, mais les objectifs sont les mêmes. La question est la suivante : “Votre parc peut-il atteindre ses objectifs ? “. Si la réponse est non, il est essentiel de déterminer où se situe le problème.
L’équipement d’impression n’est-il pas assez performant ? Les processus d’impression permettent-ils de gagner du temps ? Les pilotes d’impression sont-ils à jour et compatibles ? Les imprimantes multifonctions sont-elles pleinement utilisées pour l’impression, la copie et la numérisation ? En posant les bonnes questions, vous pouvez déterminer d’où viennent les inefficacités de l’infrastructure d’impression et de la gestion des imprimantes.
Comment atteindre vos objectifs ?
Il peut être difficile d’identifier la racine du problème sans solutions de gestion d’impression et sans administrateurs compétents. Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, nous vous recommandons de faire appel à un prestataire de services externe. En d’autres termes : un gestionnaire MPS. Il vous aidera à mettre en place une politique d’impression adaptée à vos besoins. Vous pouvez établir des règles pour améliorer la productivité et être proactif.
Vos consommables d’impression sont-ils bien gérés ?
La réduction des coûts est l’un des principaux avantages de la gestion de l’impression. Pour y parvenir, il est essentiel de bien gérer les consommables tels que le papier, les encres et les cartouches de toner.
Y a-t-il des consommables gaspillés ?
Combien de documents votre entreprise imprime-t-elle régulièrement ? Il est important de rappeler que les coûts d’impression ne sont pas toujours justifiés. En effet, le gaspillage d’encre et de papier est fréquent dans les entreprises. Certains travailleurs impriment des documents qui ne sont pas toujours indispensables au fonctionnement de l’entreprise.
À quelle fréquence commandez-vous des fournitures ?
Vient ensuite la question du réapprovisionnement, ou plus précisément de la détermination du moment optimal pour le réapprovisionnement. Certaines entreprises achètent beaucoup de fournitures de bureau par crainte d’en manquer et se retrouvent avec des stocks inutilisés. Cela engendre des coûts supplémentaires et du gaspillage. Pour aller plus loin, apprenez comment gérer les consommables d’impression.
Utilisez-vous des solutions de gestion efficaces ?
En veillant à ce que les consommables soient correctement gérés, vous pouvez réduire les dépenses inutiles. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d’impression qui fournit des rapports détaillés sur vos travaux d’impression. L’investissement dans des solutions d’impression telles que les imprimantes multifonctions et l’utilisation de services d’impression gérés peuvent également contribuer à la réalisation d’économies à long terme.
Quel est le niveau de sécurité de vos systèmes d’impression ?
Saviez-vous que les imprimantes de bureau sont souvent considérées comme le maillon faible de la sécurité informatique ? Ce type d’équipement est vulnérable aux attaques extérieures, surtout si le système d’impression et le pilote d’imprimante sont obsolètes. Dans ce cas, des pirates informatiques peuvent facilement s’infiltrer dans le réseau informatique de votre entreprise pour saboter les opérations ou voler des données d’impression sensibles. Une cyberattaque est donc à craindre, car elle peut porter atteinte à la sécurité des informations sensibles de votre entreprise. Compte tenu de l’importance de la sécurité des documents dans le paysage numérique actuel, il est essentiel de mettre en œuvre des pratiques d’impression sécurisée.
Quelle est la solution pour une impression sécurisée ?
Pour limiter les risques, vous devez optimiser le niveau de sécurité de votre parc d’impression. Pour ce faire, il faut mettre en œuvre des protocoles de sécurité tels que l’authentification des utilisateurs. Les protocoles d’impression sécurisée permettent d’atténuer le risque de violation des données et de garantir la confidentialité des documents de votre entreprise. Il faut également surveiller le flux d’impression pour connaître le comportement des utilisateurs. Cela permet de protéger les informations sensibles et de prévenir les accès non autorisés.
Les utilisateurs sont-ils satisfaits des processus d’impression ?
Quel que soit votre objectif, placez toujours les utilisateurs au cœur de vos solutions d’impression. Ils sont les principaux acteurs de la stratégie de gestion de flotte, ce qui signifie que la réussite du projet dépend d’eux. Si vous ne tenez pas compte des besoins de vos employés, cela aura un impact certain sur la qualité du travail que vous fournirez. En ce sens, pour assurer une bonne gestion du parc d’impression, il faut tenir compte de la satisfaction des utilisateurs.
Comment satisfaire vos utilisateurs ?
Pour ce faire, vous devez proposer des processus d’impression faciles à mettre en œuvre. Il faut savoir qu’un processus métier trop complexe peut rebuter les utilisateurs et créer du stress au quotidien. À l’inverse, des processus d’entreprise fiables incitent les utilisateurs à travailler plus efficacement pour atteindre leurs objectifs. En outre, la mise en œuvre de l’impression mobile et d’une gestion efficace des documents peut encore améliorer la satisfaction des utilisateurs et rationaliser les processus de travail.
L’impression est-elle respectueuse de l’environnement ?
Le gaspillage des consommables n’est pas seulement un problème de coûts d’impression, c’est aussi un problème pour l’environnement. C’est particulièrement vrai pour les imprimantes à jet d’encre et les copieurs. À l’heure où la protection de l’environnement est une préoccupation majeure, les entreprises doivent respecter certaines règles concernant leurs parcs d’impression. En d’autres termes, si vous n’adoptez pas une activité d’impression respectueuse de l’environnement, vous ne pouvez pas parler d’une bonne gestion de votre parc d’impression. Un parc d’impression bien géré doit pouvoir contrôler son impact sur l’environnement. Plusieurs critères, ou plutôt normes, doivent être respectés par l’entreprise ou l’organisation. Ceux-ci vont de la réduction des déchets à la réduction de l’empreinte carbone en passant par les économies d’énergie (électricité).
Quelle solution logicielle pour la gestion des impressions ?
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