Besoin d’améliorer la gestion des impressions de votre société ou organisation ? Mettre en place un système de gestion efficace pour le service d’impression est une tâche complexe. L’entreprise doit mobiliser de grandes ressources pour un déploiement réussi. Pour mener à bien votre projet, découvrez quels sont les défis à surmonter pour le déploiement d’un système de gestion de l’impression.
La compatibilité du système d’impression et des imprimantes
Petite ou grande entreprise, pour gérer efficacement vos travaux d’impression, l’utilisation d’un gestionnaire d’impression est indispensable. Parmi les solutions disponibles à cet effet, les solutions logicielles disponibles en SaaS sont les plus courantes. Ce type de logiciel vous permet de gérer à distance votre parc d’imprimantes, et ce, depuis une seule plateforme. Toutefois, il se peut que le système de gestion des impressions présente un problème de compatibilité avec les imprimantes et les pilotes d’impression. Il s’agit d’un problème courant qui peut s’avérer compliqué à résoudre. Il est surtout présent dans les parcs d’impression équipés d’imprimantes de différentes marques et modèles. Cette incompatibilité peut engendrer toutes sortes de conséquences comme les erreurs d’impression, l’instabilité du système de gestion, les performances amoindries de l’imprimante. Pour éviter les problèmes de compatibilité, équipez-vous d’une solution de gestion de l’impression multi-constructeur.
La sécurité des données sensibles et confidentielles de l’entreprise
La sécurité est l’un des défis majeurs lors du déploiement d’un système de gestion des impressions dans une société. Et pour cause, les imprimantes sont vulnérables aux attaques extérieures en cas de piratage informatique. D’où son surnom de « maillon faible de la sécurité informatique ». Un hacker peut installer, à votre insu, des logiciels malveillants sur les imprimantes ou voler les données d’impression enregistrées sur l’appareil. Voilà pourquoi, la sécurité des imprimantes doit être une priorité lors du déploiement du système de gestion des impressions. Il faut configurer correctement le système afin de disposer d’un niveau de sécurité optimal. D’ailleurs, il est recommandé de choisir un logiciel de gestion des impressions disposant de diverses fonctionnalités ou protocoles de sécurité. Assurez-vous que le logiciel permet de contrôler le droit d’accès des utilisateurs, de crypter les données transférées et d’alerter en cas de défaillance.
La gestion des ressources de l’entreprise
Comme tout type de projet professionnel, le déploiement d’un système de gestion des impressions possède un coût. L’achat, la gestion et la maintenance des matériels d’impression génèrent un coût considérable sur le long terme. C’est d’autant plus vrai si votre société possède un grand parc d’imprimantes ou que le volume d’impression quotidien est considérable. L’une des plus grandes sources de dépenses est le gaspillage des consommables (papiers, toners ou encres). Cela fait partie des coûts cachés en gestion des impressions à ne pas sous-estimer si vous voulez rester dans votre projet. Pour relever ce défi, il faut mettre en place des règles visant la réduction des coûts liés aux travaux d’impression. En pratique, vous pouvez limiter le travail d’impression à l’essentiel en privilégiant le partage de fichiers. Il faut également favoriser la pratique des impressions en noir et blanc et les impressions en recto verso.
La maintenance des périphériques d’impression
Pour être productif, les imprimantes, les copieurs et autres périphériques d’impression doivent être opérationnels en tout temps. Or, cela n’est possible que si vous effectuez une maintenance régulière du système et du matériel d’impression. La maintenance peut représenter un grand défi, car elle exige des ressources financières, du temps et de la main-d’œuvre qualifiée. En fonction des moyens et des besoins, les entreprises ont deux options à leur disposition. Soit, vous formez les utilisateurs à la maintenance du matériel d’impression, soit vous faites appel à des prestataires extérieurs. La première option vous permet d’être plus autonome, mais va nécessiter du temps pour la formation. Quant à la seconde option, elle va nécessiter un coût régulier avec un contrat de maintenance auprès d’un fournisseur. Dans les deux cas, utiliser un logiciel de gestion de l’impression comme KPAX Manage pour une gestion proactive avec des alertes en temps réel en cas de panne.
La gestion des volumes d’impression de la société
Le but d’un système de gestion des impressions est de contrôler et de surveiller les flux d’impression de la société. Mais ce but est déjà en soi un défi pour une entreprise, en particulier lorsque le nombre de pages imprimées au quotidien est volumineux. Pour atteindre ce but, l’entreprise doit faire face à plusieurs problèmes, à commencer par les impressions excessives. Ces derniers peuvent entraîner une augmentation des coûts d’impression et mettre l’entreprise dans l’embarras en matière d’impact environnemental. Il peut aussi y avoir des risques pour la sécurité des données confidentielles lorsque l’entreprise n’arrive plus à surveiller les travaux d’impression. Pour surmonter ce défi, la mise en place d’une politique d’impression claire et précise est essentielle. De plus, il faut sensibiliser et former les utilisateurs sur les bonnes pratiques à suivre dans l’environnement d’impression.
