Vous êtes à la tête d’une entreprise ou d’une organisation dotée d’un parc d’impression ? La destruction, la perte ou le vol de données sensibles et confidentielles peuvent avoir de graves répercussions sur votre activité. Pour y remédier, l’utilisation d’un logiciel de gestion des impressions est recommandée. Ce type de solution logicielle offre de nombreux avantages pour la sécurité des données.
Un audit et une production de rapports
L’audit et la production de rapports sont des fonctionnalités importantes pour la sécurité des données d’impression. Cette action permet d’enregistrer et de surveiller toutes les activités d’impression dans l’environnement de travail. Vous savez quel utilisateur a imprimé quoi et à quelle date. Cela est possible avec un logiciel qui génère des informations détaillées sur l’utilisation des imprimantes et les activités d’impression. Grâce aux rapports de l’audit, vous pouvez surveiller l’utilisation des imprimantes et vérifier la conformité aux politiques de sécurité.
Pour faire un audit détaillé de votre parc d’impression, équipez-vous d’un bon
logiciel de gestion des impressions.
Un système d’authentification et d’autorisation
D’un côté, l’authentification est un processus qui permet de vérifier l’identité d’un utilisateur. De l’autre côté, l’autorisation permet de déterminer les actions qu’un utilisateur peut effectuer sur le système. Avec un logiciel de gestion d’impression, l’authentification peut se faire via un nom d’utilisateur et un mot de passe, des cartes d’identité ou des empreintes digitales. Quant à l’autorisation, elle peut être configurée pour donner ou interdire l’accès à certaines fonctionnalités du logiciel. Cela dépend du rôle attribué à l’utilisateur.
Le cryptage des données d’impression
Le cryptage ou le chiffrement des données est un processus qui permet de protéger les données sensibles en les codant. De cette manière, elles ne peuvent pas être lues par une personne ne possédant pas la clé de décryptage appropriée. Forte heureusement, pour les sociétés et les organisations, cette fonctionnalité est accessible avec un
logiciel de gestion d’impression. Le cryptage est la solution idéale pour protéger les informations sensibles. Cela inclut notamment les données personnelles des salariés et les informations confidentielles des entreprises.
Les mises à jour régulières du logiciel de gestion des impressions
Les mises à jour de logiciels sont importantes pour la sécurité des données d’impression. Elles peuvent inclure des correctifs pour des faiblesses de sécurité connues, des améliorations de la performance et de la fiabilité. Ajoutez à cela l’accès à de nouvelles fonctionnalités. En installant régulièrement les mises à jour, vous vous assurez que le logiciel de gestion d’impression fonctionne de manière optimale. Ainsi, vos données sont protégées contre les menaces connues. De plus, les mises à jour aident à la conformité au
règlement sur la protection des données.
La gestion des droits d’accès aux données et périphériques d’impression
La gestion des droits d’accès est une fonction qui vous permet de contrôler et de restreindre l’accès à un système ou à une ressource. Dans le cas du logiciel de gestion d’impression, la gestion d’accès peut être mise en œuvre en utilisant des comptes d’utilisateurs, des rôles et des autorisations. Vous pouvez attribuer aux utilisateurs des rôles spécifiques pour déterminer les actions qu’ils peuvent effectuer dans l’environnement d’impression. Ainsi, vous pouvez restreindre l’accès à des périphériques d’impression et le droit d’effectuer des activités d’impression.
Notez que d’autres facteurs sont à voir pour bien
choisir son logiciel de gestion de l’impression.
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