Votre entreprise ou organisation dispose-t-elle d’un parc d’impression ? Si tel est le cas, équipez votre entreprise d’un bon logiciel de gestion des impressions pour maîtriser votre infrastructure d’impression. Plusieurs critères sont à analyser pour trouver la solution logicielle qui convient à vos besoins d’impression. Pour ce faire, suivez nos conseils pour bien choisir votre solution de gestion des impressions.
Quel type d’activité votre entreprise exerce-t-elle ?
Le service d’impression est essentiel à différent type d’activité. En fonction de l’activité que vous exercez, les besoins en impression et copie sont également différents. En effet, une entreprise privée n’aura pas les mêmes besoins qu’une administration ou une collectivité. Ce critère est donc à voir en premier pour bien choisir votre
logiciel de gestion des impressions. Cela permet surtout de disposer de fonctions d’impression spécifiques à votre activité. Outre le type d’activité, il faut s’attarder sur la taille de votre structure. Une petite entreprise n’aura pas le même volume d’impression ou le même nombre de périphériques d’impression qu’une entreprise d’envergure. De ce fait, choisissez un logiciel de gestion de l’impression qui correspond à votre activité et à vos besoins.
Quelles sont les fonctionnalités d’impression dont vous avez besoin ?
Les logiciels de gestion des impressions possèdent plusieurs fonctionnalités comme le suivi du parc d’impression et les rapports périodiques. Pour choisir la bonne solution logicielle, optez pour celle qui propose les fonctionnalités vous permettant d’atteindre vos objectifs. Par exemple, si votre objectif est d’éviter le gaspillage des consommables, la fonctionnalité qu’il vous faut est un système d’authentification. Grâce à cette fonctionnalité, vous limitez les utilisateurs et l’activité d’impression à l’essentiel. En revanche, si votre objectif est de rationaliser les activités d’impression, préférez un outil permettant de faire un inventaire et un audit. Vous devez connaître les volumes d’impression ainsi que l’état des consommables et des périphériques dans votre parc d’imprimantes.
Pour bien choisir vos fonctionnalités, comprenez l
’importance de la gestion de l’impression.
Quels types de périphériques composent votre parc d’impression ?
Un parc d’impression se compose de différents types de périphériques comme des imprimantes, des copieurs et des multifonctions. Cette configuration peut représenter un problème lorsque vous devez choisir un logiciel de gestion des impressions. En général, il s’agit d’un problème de connectivité ou de compatibilité. En effet, il se peut que le logiciel ne prenne pas en charge certaines imprimantes comme les vieux modèles. Si tel est le cas, l’achat de nouvelles imprimantes est conseillé. Le problème peut aussi venir de la marque du périphérique qui n’est pas comprise dans la liste des imprimantes du logiciel. Si votre parc d’impression est composé par des périphériques de différentes marques, optez pour une solution logicielle universelle ou multi-marque.
Ainsi, optez pour une
solution logicielle de gestion qui permet de suivre le parc et d’améliorer la qualité du service.
Quel niveau de sécurité cherchez-vous ?
À l’ère du digital, la sécurité des données est une priorité pour toutes les entreprises et organisations. Parmi les appareils dont la sécurité est à optimiser, il y a les périphériques d’impression. D’ailleurs, les imprimantes sont considérées comme le maillon faible de la sécurité informatique. Pour éviter que les données d’impression et les documents imprimés ne tombent entre de mauvaises mains, renforcez la sécurité des imprimantes. En pratique, utilisez un logiciel de gestion des impressions qui offre un haut niveau de sécurité. Pour protéger et sauvegarder vos données d’impression, un
coffre-fort numérique est capital. Une fonction de suivi du flux d’impression est aussi nécessaire pour faire une impression sécurisée.
Logiciel de gestion en interne ou en externe ?
Vous souhaitez gérer les impressions en interne ou en externe ? Cette question est primordiale pour choisir votre logiciel de gestion des impressions. Si vous voulez gérer les impressions internes, misez sur un outil qui simplifie et facilite la gestion des impressions. Par contre, si vous voulez gérer à distance votre parc d’impression, il vous faut une solution logicielle accessible en ligne. Cette option est également à considérer pour une gestion déléguée des impressions. Autrement dit, faire appel à des experts pour gérer les impressions et les copies. Cette solution est pertinente si vous ne disposez pas d’un personnel spécialisé dans la gestion des impressions. Cela garantit la bonne gestion de votre parc d’impression et vous permet de vous concentrer sur votre activité principale.
Pour profiter d’un logiciel qui prend en charge tous ces critères, la
solution KPAX vous est recommandée.
