Votre entreprise ou organisation dispose-t-elle d’un service d’impression mal géré ? Une bonne gestion des impressions est essentielle pour plusieurs raisons comme réduire les coûts d’impression et éviter le gaspillage des consommables. Pour arriver à ce résultat, découvrez nos conseils pour optimiser la gestion des impressions de votre structure.
Établir une politique d’impression
Pour que vos collaborateurs adoptent les bonnes pratiques en impression, il faut en faire des mesures à respecter. C’est à cette fonction que sert la politique d’impression. C’est un ensemble des bonnes pratiques que les utilisateurs doivent suivre au sein de l’environnement d’impression.
Les règles inscrites dans la politique d’impression peuvent varier selon le type d’activité. Dans tous les cas, elle doit prendre en compte 4 paramètres importants. Ce sont : la productivité, la réduction des coûts, la sécurité des documents et données ainsi que l’impact environnemental.
Pour que votre politique d’impression soit respectée par tous les collaborateurs, mettez en place une campagne de sensibilisation. L’objectif est d’informer les collaborateurs sur les avantages et les dangers en cas de non-respect des règles. Si besoin, prévoyez aussi une formation des utilisateurs.
Afin d’établir une bonne politique d’impression, familiarisez-vous avec les
défis de la gestion de l’impression.
Utiliser un logiciel de gestion des impressions
Comment savoir si votre parc d’impression fonctionne correctement ? Quelle imprimante est la plus utilisée et laquelle est en panne ? De plus, connaissez-vous le volume d’impression de votre entreprise ?
Pour assurer la bonne gestion des impressions, il faut faire un inventaire et un audit de votre parc d’impression. De cette manière, vous disposez de données détaillées sur les éléments qui nécessitent de nouvelles mesures.
Pour vous procurer ces rapports détaillés, l’utilisation d’un logiciel de gestion des impressions vous est recommandée. En plus de fournir des rapports périodiques, ce type de solution logicielle fournit d’autres fonctionnalités d’impression.
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solution de gestion de parc d’impression et profiter de ses multiples avantages.
Limiter l’accès aux données et aux périphériques d’impression
L’une des principales causes du gaspillage des consommables en entreprise est l’accès illimité aux périphériques d’impression. Effectivement, si tous vos collaborateurs ont accès au parc d’impression, ils peuvent utiliser les imprimantes et les copieurs à leur guise.
Cette situation est à éviter, car le service d’impression est utilisé à mauvais escient. Outre les gaspillages des consommables, il y a un risque pour la sécurité de données sensibles et confidentielles. Cela peut être accidentel ou intentionnel par des personnes malveillantes.
Pour éviter la mauvaise utilisation du service d’impression, limitez l’accès aux données et aux périphériques. De cette manière, seules les personnes autorisées peuvent lancer une impression sur un périphérique. Les autorisations peuvent être un badge ou un login avec mot de passe.
Utiliser des périphériques d’impression performante
À l’instar des autres appareils, les périphériques d’impression au gré des évolutions technologiques. Si vous voulez optimiser la gestion des impressions de votre entreprise, équipez-vous des meilleures imprimantes multifonctions. L’
achat de nouvelles imprimantes est à faire pour plusieurs raisons.
Acheter une nouvelle imprimante vous permet de profiter d’un périphérique d’impression plus performant. C’est capital si vous devez respecter un volume d’impression au quotidien. Avec des imprimantes et copieurs plus récents, vous avez aussi la garantie d’une bonne qualité d’impression.
L’achat d’une ou plusieurs imprimantes peut aussi s’avérer nécessaire pour la compatibilité avec d’autres technologies. En effet, un modèle d’imprimantes wifi récentes est recommandé pour faire une impression mobile. Ajoutez à cela la compatibilité avec le logiciel de gestion des impressions.
Faire appel à des experts en gestion des impressions
La gestion de l’impression est une tâche complexe et chronophage. Si vous ne disposez pas de l’effectif et des compétences à cette attention, la gestion déléguée est une excellente alternative. Cette solution d’impression présente de nombreux avantages pour les petites entreprises et les grands comptes.
Parmi les avantages d’une gestion déléguée des impressions, on cite le gain du temps. Vous passez moins de temps à gérer votre parc de périphériques d’impression pour vous concentrer sur votre activité principale. À cela s’ajoutent les prestations d’un expert qui assure la bonne gestion de votre parc d’impression.
Si vous hésitez encore, découvrez les
avantages de la gestion à distance des MFP.
KPAX Manage, la référence pour la gestion de parc d’impression
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