Dans le monde des affaires, la gestion efficace d’un parc d’imprimantes est cruciale. Si les travaux d’impression, la numérisation et la qualité d’impression sont des fonctions essentielles, une impression incontrôlée peut entraîner des dépenses excessives en consommables tels que les cartouches d’encre et de toner. C’est là que la gestion du parc d’impression entre en jeu. En mettant en œuvre des stratégies appropriées, vous pouvez optimiser l’utilisation des consommables, réaliser des économies significatives et vous assurer que votre infrastructure d’impression s’aligne sur les besoins spécifiques de votre entreprise. Cet article explore les pratiques clés pour gérer efficacement vos consommables d’impression et rationaliser vos opérations d’impression.
Pourquoi la gestion des consommables est-elle cruciale ?
Une bonne gestion des consommables est un aspect essentiel d’une gestion efficace de l’impression. Et pour cause : en contrôlant l’utilisation des consommables d’impression, vous maîtrisez votre budget et réduisez l’impact environnemental de votre entreprise. En effet, le gaspillage des cartouches d’encre et de toner est monnaie courante dans les environnements d’impression. En gérant correctement vos consommables, vous pouvez réduire le coût d’achat de nouvelles cartouches d’encre et de toner.
Dans le même temps, vous limitez la quantité de déchets générés par votre entreprise. Bien entendu, pour parvenir à ce résultat, vous devez prendre des mesures strictes. Il s’agit notamment d’utiliser des solutions logicielles spécialisées telles qu’une solution de gestion des impressions. Ces solutions peuvent fournir des informations précieuses sur l’utilisation des consommables de l’ensemble de votre parc d’imprimantes, vous aidant ainsi à optimiser les processus d’impression et à minimiser les déchets.
Quels sont les conseils pour mieux gérer les consommables ?
Plusieurs mesures peuvent être prises pour limiter le gaspillage et économiser de l’argent.
Établir des règles d’impression
Pour réduire efficacement les déchets et le budget d’impression, vous devez mettre en place des règles d’impression, également connues sous le nom de politique d’impression. Voici quelques pratiques pour encourager l’impression responsable chez tous les utilisateurs et optimiser les flux de travail afin de minimiser les impressions inutiles :
Réduire le nombre de pages imprimées au strict minimum.
Mettre en place un système de gestion des documents pour encourager l’utilisation de fichiers électroniques et réduire la dépendance à l’égard de l’impression physique.
Limiter le nombre d’utilisateurs autorisés à imprimer.
Imprimez les documents en recto-verso et en noir et blanc.
Imprimer en mode brouillon ou économique.
Utiliser des polices de caractères économiques : Arial, Calibri et TNM (Times New Roman).
Utiliser des fichiers électroniques pour limiter le volume d’impression quotidien.
En établissant ces règles d’impression dans le cadre de votre politique d’impression, vous pouvez créer un environnement d’impression plus rationnel et plus rentable.
Surveiller et contrôler les niveaux de consommables
Si vous laissez tout votre personnel imprimer, les consommables seront forcément gaspillés. Mais même si vous limitez le nombre de pages imprimées, rien ne garantit qu’ils ne seront pas surutilisés. Pour identifier les impressions inutiles, vous devez surveiller et contrôler le flux d’impression. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d’impression doté de fonctions d’impression sécurisée, de surveillance à distance et d’audit d’impression. Cet outil vous donnera une vision plus claire de la situation. Vous saurez notamment quels utilisateurs impriment le plus de documents. En fonction des résultats, vous pourrez prendre des mesures plus spécifiques. Notez que certains logiciels proposent des rapports détaillés sur une période donnée.
Utiliser des consommables de qualité pour l’impression
Le choix des cartouches d’encre ou de toner influe également sur la consommation et les coûts d’impression. Pour réduire la consommation sur le long terme, pensez à opter pour des cartouches de grande capacité. Ce choix prolonge la durée de vie des consommables et réduit la fréquence de réapprovisionnement. En outre, pour rationaliser l’approvisionnement et éviter les achats multiples auprès de différents fournisseurs, envisagez d’utiliser des consommables multimarques (cartouches d’encre compatibles) qui sont compatibles avec différents appareils d’impression. Ces cartouches interchangeables sont particulièrement utiles pour les parcs d’imprimantes composés d’appareils de différents fabricants tels que Brother, HP, Canon, Toshiba, Xerox, etc.
Recycler les cartouches de toner et d’encre
L’impression en grandes quantités augmente non seulement les coûts globaux de l’infrastructure d’impression, mais génère également des déchets encombrants, contribuant ainsi à la pollution de l’environnement. Pour atténuer cet impact et s’aligner sur les pratiques durables, envisagez de mettre en œuvre des programmes de recyclage des consommables, en particulier des cartouches d’encre, dans le cadre de vos services de gestion de flotte. L’intégration de telles initiatives dans votre service de gestion d’impression (MPS) permet non seulement de réduire les dommages causés à l’environnement, mais offre également des avantages financiers. En recyclant les consommables usagés par le biais d’une solution de gestion de flotte, votre entreprise peut minimiser son empreinte environnementale et promouvoir une gestion responsable des ressources.
Voir la différence entre cartouches originales et cartouches compatibles.
Éduquer et former les utilisateurs
Enfin, pour encourager les utilisateurs à appliquer les nouveaux procédés d’impression, une phase de sensibilisation est recommandée. Ils doivent être informés des avantages de la réduction des déchets de papier, de toner et d’encre. En comprenant les avantages d’une bonne gestion de l’impression, y compris des consommables, votre personnel sera plus enclin à les respecter. Bien entendu, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre personnel intègre immédiatement et sans difficulté vos nouveaux processus d’entreprise. Pour cela, vous devrez également prévoir une phase de formation. N’oubliez pas qu’il est essentiel de veiller à ce que les nouvelles méthodes d’impression soient conviviales pour une adoption rapide.
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