Vous souhaitez optimiser la gestion des impressions de votre société ou organisation ? Une bonne gestion de l’impression procure de nombreux avantages comme la réduction des coûts et la productivité. Mais pour cela, il convient de comprendre quels sont les signes d’une mauvaise gestion d’un parc d’impression.
Quels sont les problèmes qui empêchent une bonne gestion des impressions ?
Focus sur les principaux problèmes que l’on rencontre dans la gestion des impressions.
La gestion décentralisée du parc d’imprimante
Votre société ou organisation dispose-t-elle de plusieurs périphériques d’impression ? L’erreur à ne pas commettre est de laisser vos périphériques à la portée de tous les collaborateurs, sans la moindre surveillance. Cette situation est propice au gaspillage des consommables avec des travaux d’impression non essentiels à l’entreprise. Autrement dit, votre service d’impression est utilisé à des fins personnelles par vos collaborateurs. Si rien n’est fait pour y remédier, votre budget d’impression va considérablement augmenter. D’où l’intérêt d’une gestion centralisée des systèmes d’impression.
Pour cela, équipez votre structure d’une bonne
solution de gestion des impressions.
La gestion sans une politique d’impression
Si chaque collaborateur peut utiliser les périphériques d’impression dans votre parc, la sécurité des données peut être compromise. En effet, un utilisateur peut entraîner par accident ou négligence la perte ou le vol de données. Dans le pire des scénarios, il se peut que les utilisateurs aient de mauvaises intentions. Ces situations sont à craindre à une époque où l’espionnage et le sabotage sont courants dans le monde professionnel. Pour gérer votre parc d’imprimantes correctement, mettez en place une
politique d’impression avec des règles qui régissent les activités d’impression.
Notez que pour bien assimiler les nouvelles règles, la sensibilisation et la formation des collaborateurs sont à prévoir.
L’absence d’un support technique
Un parc d’impression peut présenter un dysfonctionnement ou une panne à n’importe quel moment. Cela peut se produire lorsque votre système d’impression ou un pilote d’imprimante est obsolète. Outre les problèmes de software, on peut évoquer des problèmes hardware. Dans les deux cas, les incidents provoquent un arrêt de l’activité d’impression. Si votre société ne compte pas d’expert dans ce domaine, la situation peut durer. Plus le problème persiste, plus la situation porte préjudice à la société. D’où l’intérêt de se faire accompagner par des experts dans les services d’impression.
Pour aller plus loin, apprenez l’
importance de la surveillance à distance des imprimantes.
Comment résoudre ces problèmes de gestion des impressions ?
Votre entreprise ou organisation fait-elle face au problème cité ci-dessous ? Découvrez quelles sont les solutions pour y remédier.
Se munir d’un logiciel de gestion des impressions
Certes, la politique d’impression est un puissant outil de gestion des impressions. Toutefois, pour la mettre en application les règles, l’utilisation d’une solution logicielle est nécessaire. Il est question d’un logiciel de gestion centralisée du parc d’imprimantes. Avec ce type d’outil, vous pouvez surveiller et contrôler facilement les activités d’impression dans votre environnement de travail. C’est idéal pour assurer la réduction des coûts et faire des économies. Ajoutez à cela les fonctions pour sécuriser les données et documents imprimés comme l’authentification des utilisateurs.
Pour approfondir le sujet, apprenez ce qu’est
un logiciel de gestion de l’impression ?
Déléguer la gestion des impressions
Outre l’utilisation d’un logiciel de gestion des impressions, les services d’un professionnel peuvent aussi s’avérer utiles. Effectivement, avoir un service d’impression et maîtriser son infrastructure d’impression ce n’est pas la même chose. Que faire en cas de panne ou de dysfonctionnement ? De plus, sachez qu’il y a des normes d’impression à respecter en entreprise, du choix du type d’encre au format du document imprimé. Avec des solutions de services d’impression gérés ou
MPS, profitez de l’expertise de professionnels pour résoudre les problèmes et être conforme aux normes.
Quelle solution de gestion des impressions utiliser ?
Vous cherchez une solution logicielle pour gérer votre parc de périphériques d’impression ? Optez pour
la solution KPAX de Bluemega. Nous vous proposons une solution adaptée à différents types d’activité et à différentes marques d’imprimantes. Avec notre solution logicielle, vous optimisez les coûts opérationnels et améliorez la qualité du service.
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