Votre parc d’impression génère-t-il beaucoup de dépenses ? Il s’agit d’un des résultats d’une mauvaise gestion des impressions. Sans une gestion centralisée et rationnelle, votre service d’impression va engendrer de nombreux problèmes. Pour élaborer une stratégie efficace, il faut déjà identifier les mauvaises pratiques. Autrement dit : « définir ce qu’est une mauvaise gestion de l’impression ».
Des processus d’impression inefficaces
Un processus d’impression inefficace fait référence à une méthode d’impression qui n’est pas simple, rapide et efficace. Cela peut s’expliquer à travers différents facteurs, dont une vitesse d’impression lente. Si l’achèvement des travaux d’impression prend trop de temps, cela affecte grandement la productivité de l’entreprise. Une erreur commune est d’effectuer un gros volume d’impression au lieu de diviser en plusieurs travaux plus petits et gérables. Cela entraîne une longue attente et une utilisation accrue des ressources. Ajoutez à cela le besoin d’une intervention manuelle dans le processus d’impression comme le tri manuel de documents imprimés.
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Des périphériques d’impression non sécurisés
Les périphériques d’impression non sécurisés constituent des risques pour la sécurité des données sensibles et confidentielles. Cela concerne tous les périphériques d’impression comme les imprimantes, les photocopieurs, des scanners, etc.
Parmi les risques, on cite :
- Fuite de données sensibles: des documents confidentiels ou sensibles peuvent être imprimés par erreur, volés ou interceptés par des tiers non autorisés.
- Cyberattaques: les périphériques d’impression non sécurisés peuvent être utilisés comme porte d’entrée pour les réseaux d’entreprise aux cybercriminels.
- Risques pour la conformité: les entreprises peuvent être exposées à des risques de non-conformité avec les réglementations en matière de protection des données comme le RGPD.
Aussi, veillez à sécuriser votre environnement d’impression pour éviter la destruction, la perte ou le vol des données d’impression.
Des travaux d’impression inutiles et excessifs
C’est un fait, la plupart des entreprises impriment beaucoup de documents qui ne sont pas essentiels à leur activité. Parmi ces documents imprimés inutiles, on cite les e-mails, les pages Web, les brouillons de documents, etc. Sur le long terme, ce type d’activité d’impression génère beaucoup de dépenses pour l’entreprise. Il est surtout question de coûts supplémentaires avec un réapprovisionnement plus important en consommables d’impression : papier, encre et toner. En outre, pensez également au coût de la consommation électrique. Pour éviter le gaspillage des ressources, mettez en place une bonne politique d’impression.
Vous ne savez pas comment mettre en place cet outil de gestion des impressions ? Apprenez quels sont les
points essentiels d’une bonne politique d’impression.
Des utilisateurs non formés
L’absence de formation des utilisateurs peut entraîner une utilisation inefficace des processus d’impression. Les conséquences potentielles de cette absence de formation sont multiples. Parmi les inconvénients de l’absence de formation, il y a :
- Le gaspillage de ressources: les utilisateurs non formés n’adoptent pas les meilleures pratiques d’impression et gaspillent inutilement les ressources.
- Les problèmes de qualité: les utilisateurs non formés aux processus d’impression ne savent pas comment obtenir les meilleurs résultats d’impression. D’où une baisse de la qualité des documents imprimés.
- Les problèmes de sécurité: les utilisateurs non formés aux pratiques de sécurité risquent d’imprimer des documents sensibles sans une protection adéquate. Cela peut entraîner des fuites de données.
Pour résoudre ces problèmes, apprenez des
conseils pour optimiser la gestion des impressions de votre entreprise.
Quel outil utiliser pour assurer la gestion des impressions ?
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