Les chefs d’entreprise savent pertinemment que l’impression de documents au bureau fait partie des activités quotidiennes d’une entreprise. Si elle n’est pas bien gérée, la production d’imprimés est souvent gaspillée sous forme de réimpressions, d’impressions à usage personnel ou d’impressions non essentielles, voire de documents abandonnés, pour n’en citer que quelques-uns, ce qui peut représenter une perte considérable pour l’entreprise. La gestion de l’impression est plus que nécessaire, tant pour les petites entreprises que pour les grandes sociétés, et avec les développements technologiques, il existe sur le marché un grand nombre de logiciels de gestion de l’impression adaptés à tous les types d’entreprises. Vous avez déjà entendu parler de la gestion des impressions mais vous ne comprenez pas le concept, n’est-ce pas ? Cet article vous aidera à en savoir un peu plus sur le processus de gestion des impressions.
Qu’est-ce que la gestion des impressions ?
En termes très simples, la gestion de l’impression concerne tous les aspects de l’impression commerciale. Elle permet aux entreprises de gérer efficacement les périphériques d’impression et de rationaliser les flux de travail de manière à réduire les frais généraux et les coûts connexes ; en outre, elle contribue à simplifier les processus au sein du réseau.
La gestion de l’impression est bénéfique à la fois pour l’employeur et pour les employés :
- Ils bénéficient de fonctions d’impression avancées, d’une numérisation et d’une impression rapides, fiables et pratiques depuis n’importe quel appareil ou emplacement en tant qu’utilisateurs finaux ;
- Les problèmes d’impression sont résolus en simplifiant les processus connexes et la connectivité des périphériques ;
- Les complexités des grands réseaux sont transformées en flux de travail simplifiés, ce qui améliore les opérations commerciales.
D’autre part, la gestion de l’impression offre une solution d’externalisation des supports imprimés ; les clients sont donc libérés des contraintes liées à cette tâche et rationalisent les coûts.
En somme, la gestion des impressions consiste à contrôler et à gérer les projets d’impression d’une entreprise en regroupant plusieurs fonctions telles que la création graphique, le choix de l’imprimeur, l’approvisionnement, la conception, le stockage, le contrôle des stocks et la distribution des documents imprimés.
Quels sont les atouts de la gestion des impressions ?
Puisque la gestion des impressions peut être gérée à partir d’un emplacement centralisé, elle permet:
- Le contrôle de l’état opérationnel des appareils utilisés et de leur consommation d’électricité, ainsi que de leurs niveaux d’approvisionnement en papier, encre et toner, afin de minimiser les coûts d’impression, d’économiser sur les consommables et d’augmenter la productivité ;
- Le suivi des appareils qui reçoivent le plus et le moins d’activité avec le coût total d’impression et le suivi des demandes d’impression qui sont interceptées au niveau du serveur d’impression pour contrôler les travaux en fonction des politiques ;
- La protection des documents sensibles et confidentiels et de ceux qui contiennent des informations personnelles ; elle permet ensuite de repérer les risques de sécurité dans l’environnement d’impression ;
- L’élimination des erreurs d’impression et de numérisation
- L’amélioration des flux de travail et l’optimisation des ressources de l’organisation
Qu’est-ce que le processus de gestion des impressions ?
Le processus de gestion de l’impression est tout simplement la série d’actions ou de mesures prises pour gérer efficacement diverses tâches d’impression. Certains éditeurs de logiciels ont développé des logiciels de gestion d’impression avancés particulièrement conçus pour aider les utilisateurs à coordonner tous les processus relatifs aux travaux d’impression. Ainsi, le rôle principal du logiciel de gestion d’impression est d’optimiser l’utilisation des imprimantes et des imprimantes multifonctions (MFP) ; en d’autres termes, il administre les processus impliqués dans la connexion du matériel aux appareils qui sont habilités à imprimer. Les pilotes et les programmes sont utilisés pour rendre les ordinateurs et les imprimantes compatibles.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des impressions ?
Avec un logiciel de gestion d’impression:
- Les administrateurs système sont en mesure de gérer de grands réseaux à partir d’un emplacement centralisé ;
- La gestion des périphériques est assurée, la compatibilité est garantie et l’impression et la numérisation sont conviviales et sécurisées ;
- A partir d’une console centralisée, les administrateurs peuvent facilement gérer un réseau d’imprimantes, s’occuper de la gestion des utilisateurs, traiter les files d’attente d’impression. Un site intranet et d’autres systèmes informatiques peuvent être facilement intégrés grâce à une interface web personnalisable ;
- Le logiciel de gestion d’impression encourage l’impression responsable, ce qui implique de réduire les coûts d’utilisation du papier, du toner et de l’électricité en utilisant des politiques et des quotas d’impression. Le processus de gestion des impressions permet alors de faire gagner du temps à l’équipe informatique et de réduire considérablement les frais généraux ;
- Les logiciels de gestion des impressions protègent le réseau d’une entreprise contre un nombre croissant de menaces externes telles que les réglementations, les concurrents ou autres.
Avec ce que les technologies peuvent nous offrir aujourd’hui, il n’est pas impossible de trouver le bon logiciel de gestion d’impression pour votre entreprise. Non seulement l’utilisation d’un logiciel de gestion d’impression offre de nombreux avantages, mais les entreprises qui le développent peuvent également demander une évaluation de la gestion d’impression qui vous aidera à identifier le bon logiciel, c’est-à-dire celui qui répondra à tous vos besoins. Les préoccupations les plus courantes sont de réduire les dépenses, de reprendre le contrôle de ses budgets et de ses achats d’impression. Si vous rencontrez les mêmes problèmes, n’hésitez pas à contacter des professionnels et à vous informer sur le processus de gestion des impressions.
