Votre entreprise utilise-t-elle une flotte de périphériques d’impression ? Des imprimantes bureautiques et des copieurs multifonctions ?
Gérer plusieurs appareils de manière efficace et productive peut s’avérer compliqué au quotidien. Entre la gestion du flux de travail et les consommables, il y a tant d’éléments à surveiller et à contrôler. C’est là qu’intervient le logiciel de gestion de l’impression.
Logiciel de gestion de l’impression, quésaco ?
Un logiciel de gestion de l’impression est un outil, un logiciel qui centralise et rationalise la gestion des imprimantes et des impressions.
C’est une solution logicielle permettant à un administrateur de tout gérer à partir d’une plateforme, l’ensemble de l’infrastructure d’impression. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent optimiser le flux d’impression, réduire leurs dépenses et sécuriser les documents imprimés.
En d’autres termes, un logiciel de gestion de l’impression est conçu pour surveiller, contrôler et optimiser les activités liées à l’impression d’une entreprise.
Remarque :
Si vous gérez des centaines de périphériques sur différents sites, vous avez besoin d’un
logiciel de gestion de parc d’impression.
Comment fonctionne un logiciel de gestion de l’impression ?
Aujourd’hui, il existe plusieurs catégories de solutions de gestion de l’impression sur le marché. Dans tous les cas, le principe est le même. Le logiciel est relié aux appareils d’impression via le réseau ou le serveur de l’entreprise.
Il intercepte tous les travaux d’impression envoyés à une imprimante multifonction (MFP) . Puis, l’outil applique les stratégies d’impression mises en place par l’organisation comme l’impression noir et blanc uniquement et l’impression recto verso.
Ajoutez à cela des fonctionnalités avancées pour gérer les imprimantes, les utilisateurs et le stock de fournitures (papiers, encres ou toner). En utilisant une solution de gestion de l’impression, vous savez qui imprime quoi et quand.
Voir les
fonctionnalités du logiciel de gestion d’impression.
Existe-t-il différents types de logiciels de gestion d’impression ?
Si l’objectif reste le même, les solutions de gestion de l’impression diffèrent dans leur mode d’hébergement.
Solution basée sur le Cloud
Une solution de gestion d’impression basée sur le Cloud signifie que le logiciel est accessible en ligne. Vous n’avez pas besoin d’installer le logiciel sur les serveurs locaux pour l’utiliser. La solution est accessible n’importe où avec une connexion Internet.
Ce type de logiciel est généralement proposé en tant que solution SaaS (Software as a service). C’est idéal pour gérer les MFP à distance, surtout si l’administrateur doit surveiller plusieurs sites. Il s’adresse aussi bien aux entreprises privées qu’aux fournisseurs MPS (Managed Print Services).
Pour approfondir le sujet, apprenez
avantages de la gestion à distance des MFP pour votre entreprise.
Solution d’impression sur site
Une solution d’impression sur site signifie que le logiciel est installé sur les serveurs locaux de l’entreprise. Il offre un contrôle total de l’infrastructure d’impression, ce qui est idéale pour les entreprises avec des besoins spécifiques en matière de sécurité et de conformité.
À qui s’adresse le logiciel de gestion de l’impression ?
Les solutions de gestion de l’impression s’adressent à deux types de professionnels.
Les entreprises et les organisations professionnelles
Les logiciels de gestion de l’impression sont utiles à toutes les entreprises ou organisations qui souhaitent maîtriser leur environnement d’impression. Cela va de la gestion des imprimantes à l’optimisation des méthodes d’impression, en passant par la sécurité des données. Cela s’adresse à des professionnels de nombreux secteurs d’activités ou industries : administration, santé, éducation, services financiers, commerce de détail, etc.
Les fournisseurs de MPS
Toutes les sociétés ne disposent pas forcément de l’expertise nécessaire à la gestion d’un parc d’imprimantes. D’où l’intérêt d’une aide extérieure, à savoir un fournisseur de MPS (Managed Print Services). C’est un professionnel à qui l’entreprise ou l’organisation confie la gestion du parc d’impression. Les fournisseurs de MPS sont multiples : marque constructreur, distributeur, revendeur d’imprimante ou d’un fournisseur de toner. Dans ce contexte, c’est le fournisseur qui utilise le logiciel pour gérer les MFP de manière externalisée.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de l’impression ?
La gestion des imprimantes bureautiques et autres périphériques est une mission complexe et chronophage. Utiliser un logiciel dédié à cette tâche permet de faciliter la gestion de bien des manières.
Réduction des coûts d’impression
En centralisant la gestion des imprimantes, le logiciel offre une vue d’ensemble complète et détaillée de travail d’impression. Cela permet de mieux contrôler et d’optimiser les couts. Vous pouvez identifier les sources de gaspillages et les utilisations excessives.
Optimisation de la productivité
L’utilisation d’un gestionnaire d’impression permet de simplifier et d’automatiser de nombreuses tâches liées à l’impression. Le résultat est un gain de temps considérable, à la fois pour les administrateurs et les utilisateurs finaux. Ajoutez à cela l’identification des erreurs et des problèmes ainsi que la réduction des temps d’arrêt, permettant considérablement d’améliorer la productivité.
Renforcement de la sécurité des documents
À l’ère de la cyberattaque, faire de l’impression sécurisée est capital pour prévenir la fuite ou le vol d’informations sensibles et confidentielles. D’où l’utilité d’un logiciel de gestion des imprimantes qui offre des fonctionnalités de sécurité multiples. On cite notamment le contrôle des droits d’accès par l’authentification des utilisateurs et le suivi des documents imprimés.
Adoption de pratiques d’impression durable
Réduire le gaspillage n’est pas seulement une question économique, c’est aussi une question d’impact environnemental. En effet, en réduisant le gaspillage de papiers et de cartouches d’encre (ou toner), vous réduisez l’empreinte carbone de votre entreprise. Par la même occasion, vous assurez aussi la pérennité de vos périphériques d’impression.
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