La majorité des entreprises ne connaissent pas réellement le coût de l’impression, qui peut pourtant représenter jusqu’à 3% du chiffre d’affaires global. En effet, de nombreuses entreprises n’ont aucune idée de leur stock de cartouches d’impression ou de sa valeur, malgré des risques budgétaires bien réels. Ainsi, au même titre que le matériel et la maintenance, il peut sembler compliqué d’avoir une vision précise de ses dépenses d’impression. Mais si tant d’entreprises sous-estiment leurs dépenses d’impression, c’est parce qu’une grande partie de ces dépenses est ” invisible “. Parmi les coûts que vous n’avez peut-être pas encore identifiés, on retrouve notamment toutes les ressources utilisées en interne, que ce soit pour la gestion administrative ou la gestion technique du parc d’imprimantes.
L’impression est une charge quotidienne pour les équipes informatiques, qui passent beaucoup de temps à répondre aux demandes des utilisateurs professionnels. Au-delà de ces coûts d’exploitation logiques, il existe d’autres facteurs de dépenses inutiles qui pourraient être évités : le remplacement anticipé d’une cartouche dans une imprimante, les désagréments causés par la casse des consommables. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez optimiser la gestion du parc d’impression de votre entreprise.
L’optimisation de la gestion de votre parc d’impression vous permettra de maîtriser les coûts d’impression
Un manque ou une absence de gestion de votre parc d’impression entraîne des gaspillages et des dépenses non déclarées. En passant en revue toutes les opérations d’impression, les entreprises peuvent trouver où elles gaspillent de l’argent et mettre en place des politiques pour réduire ces coûts. Pour optimiser le parc d’impression, vous devrez commencer par évaluer l’environnement actuel, vos processus métier et leur utilisation. Pour cela, un fournisseur de serveur d’impression géré (MPS) pourra vous aider, et notamment à concevoir une solution adaptée à tous vos flux de travail liés aux documents. Ils vous permettront également de surveiller votre activité afin d’éviter le gaspillage d’impression sur l’ensemble du parc de périphériques.
Fournir un parc d’imprimantes multifonctions efficace et libérable
En général, toute imprimante de plus de cinq ans coûte plus cher à exploiter. Le remplacement de ces appareils usés par des imprimantes multifonctions modernes permet donc de réduire considérablement les coûts énergétiques et de réaliser des économies sur le toner et l’encre. Il est à noter que les nouvelles imprimantes sont plus petites et consomment moins d’électricité pendant leur fonctionnement, tout en disposant de meilleures technologies d’imagerie pour réduire la quantité d’encre requise pour chaque impression. En outre, plus l’équipement est récent, moins il est sujet aux pannes et aux dysfonctionnements, ce qui augmentera l’efficacité du bureau à partir d’imprimantes fiables. Ainsi, lorsque vous constatez que vos appareils nécessitent des réparations fréquentes, il est temps d’envisager une mise à niveau.
Vous pouvez rationaliser tous les processus liés aux documents
L’optimisation de votre parc d’imprimantes est l’occasion de revoir tous les processus liés à la documentation. En fait, comme de nombreuses personnes travaillent à distance depuis un an, certains flux de travail sont peut-être déjà obsolètes. Par conséquent, l’examen de chaque processus et la rationalisation des flux de travail peuvent permettre à l’entreprise de réaliser des économies supplémentaires.
Vous réduirez l’empreinte environnementale de l’entreprise
Même si l’initiative vise à rationaliser les opérations d’impression et à accroître l’efficacité du personnel, la gestion d’une entreprise durable doit toujours être prise en compte dans le processus d’optimisation. En utilisant du toner remanufacturé, l’entreprise économisera de l’argent tout en faisant sa part pour l’environnement. La fabrication des cartouches de toner utilise de nombreuses ressources naturelles et produit des substances chimiques comme les composés organiques volatils (COV). En réutilisant les cartouches, les entreprises paieront moins cher les fournitures tout en limitant le nombre d’émissions nécessaires à la fabrication de nouveaux produits OEM.
Vous économiserez de l’argent en optimisant le parc d’imprimantes de votre entreprise
L’optimisation du parc d’impression de votre entreprise vous permet d’identifier les appareils sous-utilisés et surutilisés et de vous assurer que votre parc est de taille adéquate. Il est extrêmement utile de suivre l’utilisation des imprimantes et de s’assurer qu’elle est conforme à votre budget. Cela vous permet d’être au courant des volumes d’impression, de l’utilisation des appareils, des informations sur les fournitures, des données sur les services et des dépenses. Les services de photocopie et d’impression jouent également un rôle essentiel dans la gestion des dépenses. Il peut être difficile de s’y retrouver si votre entreprise possède différents sites ayant des besoins d’impression différents. Il est encore plus compliqué de travailler avec plusieurs fournisseurs et contrats d’impression.
En résumé, l’optimisation de la gestion du parc d’imprimantes de votre entreprise vous aidera à maîtriser les coûts d’impression galopants, à vous doter d’un parc d’imprimantes multifonctions efficace et libérable, à rationaliser tous les processus liés aux documents et à réduire votre empreinte écologique.
